مقاله روش منطقی حل مسئله در تصمیم گیری شامل شناسایی وضعیت، ایجاد گزینه های جایگزین، ارزیابی و انتخاب بهترین گزینه، اجرای راه حل و پیشگیری از مشکلات آینده می باشد.
بخش از متن
در فرآیند تصمیم گیری سازمانی، استفاده از روش منطقی حل مسئله از اهمیت بالایی برخوردار است. این روش شامل چهار مرحله اصلی است:
1- شناسایی وضعیت
2- ایجاد گزینه های جایگزین (بدیل ها)
3- ارزیابی و انتخاب بهترین گزینه
4- اجرای راه حل و پیشگیری از مشکلات آینده
مرحله اول: شناسایی وضعیت و تعریف مسئله
در این مرحله، مسئله به طور دقیق شناسایی و تحلیل می شود. تعریف درست مسئله به مدیران کمک می کند تا به جای تمرکز بر علائم و نشانه های مشکل، به علت های ریشه ای آن پی ببرند. برای مثال، اگر در یک سازمان، گواهی های آموزشی و دعوت نامه ها به موقع به صاحبانشان نمی رسند، باید بررسی شود که این تأخیر ناشی از کمبود نیروی انسانی، ضعف در سیستم اداری، یا استفاده از روش های ناکارآمد است.
در این مثال، مدیر سازمان ابتدا علت تأخیر را کمبود نیروی کار در نظر می گیرد، زیرا کارکنان بارها از حجم بالای کار شکایت کرده اند. اما پس از افزایش نیروی انسانی، مشخص می شود که همچنان گواهی ها به موقع صادر نمی شوند. این نشان می دهد که مسئله پیچیده تر از کمبود نیروی انسانی است و باید در سطح عمیق تری بررسی شود.
مرحله دوم: ایجاد گزینه های جایگزین
پس از شناسایی مسئله، باید راه حل های جایگزین مختلف بررسی شود. یکی از گزینه های پیشنهادی، استفاده از فناوری برای تسریع فرایند صدور گواهی ها و کاهش وابستگی به روش های سنتی است. استفاده از نرم افزارهای ثبت، تأیید و پردازش اسناد اداری می تواند تا حد زیادی از مشکلات مربوط به تأخیر بکاهد.
مدیر سازمان تصمیم می گیرد تا یک نرم افزار مدیریت گواهی را در بخش اداری پیاده سازی کند. کارکنان آموزش می بینند که چگونه به جای روش های دستی، از این نرم افزار برای تأیید و ارسال گواهی ها استفاده کنند. همچنین از تیم فناوری اطلاعات خواسته می شود تا عملکرد نرم افزار را ارزیابی کرده و مشکلات احتمالی را شناسایی کنند.
مرحله سوم: ارزیابی و انتخاب بهترین گزینه
پس از پیاده سازی نرم افزار، مدیر متوجه می شود که هنوز برخی از بخش های سازمان به این سیستم دسترسی ندارند. از آنجا که سازمان دارای چندین زیرمجموعه است، تصمیم گرفته می شود که این نرم افزار در تمامی بخش ها اجرا شود تا فرایند تأیید و صدور گواهی ها در سراسر سازمان یکپارچه شود.
علاوه بر این، مشخص می شود که برخی از کارکنان به دلیل حجم بالای کار نمی توانند تمامی گواهی ها را در زمان مقرر تأیید کنند. بنابراین، مدیر تصمیم می گیرد که ساعت کاری کارکنان افزایش یابد تا فرایند صدور گواهی های مربوط به دوره های قبلی به پایان برسد و گواهی های جدید نیز بدون تأخیر صادر شود.
مرحله چهارم: اجرای راه حل و پیشگیری از مشکلات آینده
با اجرای کامل سیستم نرم افزاری و افزایش ساعت کاری کارکنان، فرآیند صدور گواهی ها بهبود می یابد. اما همچنان لازم است که برای پیشگیری از بروز مشکلات مشابه در آینده، اقدامات نظارتی و اصلاحی صورت گیرد. مدیر سازمان تصمیم می گیرد که نظارت مستمری بر عملکرد سیستم و کارکنان داشته باشد و در صورت بروز مشکلات جدید، اقدامات اصلاحی را به موقع انجام دهد.
همچنین یکی از مشکلات مهمی که در این فرآیند شناسایی شد، عدم حضور به موقع برخی کارکنان در سازمان بود. از آنجا که ارباب رجوع ها از ساعات اولیه صبح به سازمان مراجعه می کردند، لازم بود که کارکنان نیز در زمان مشخصی حاضر باشند تا به درخواست ها رسیدگی کنند. بنابراین، سیاست های جدیدی برای حضور و غیاب کارکنان تعیین شد تا بهره وری سازمان افزایش یابد.
